Organisateurs, ce qu'il faut savoir sur les accueils collectifs de mineurs

Définition d’un accueil et des conditions préalables à son organisation

Définition selon le code de l’action sociale et des familles (CASF)

Les accueils avec hébergement

• le séjour de vacances (précédemment dénommé "centre de vacances" ou "colonie de vacances") accueille au moins 7 enfants et/ou adolescents pour une durée minimale de 4 nuits ;
• le séjour court accueille au moins 7 enfants et/ou adolescents pour une durée comprise entre 1 et 3 nuits ;
• le séjour spécifique accueille au moins 7 enfants âgés d’au minimum 6 ans et/ou adolescents et ne peut être organisé que par des personnes morales dont l’objet est le développement d’activités particulières définies réglementairement (séjours sportifs, séjours linguistiques, séjours artistiques et culturels, rencontres européennes de jeunes et chantiers de jeunes) ;
• le séjour de vacances dans une famille (précédemment appelé "placement de vacances") accueille de 2 à 6 mineurs pour une durée minimale de 4 nuits.

Les accueils sans hébergement

• l’accueil de loisirs (précédemment dénommé "centre de loisirs" ou "centre aéré") est organisé pour 7 à 300 mineurs et fonctionne pendant le temps extrascolaire ou périscolaire au minimum 14 jours par an, pour une durée minimale de deux heures par journée de fonctionnement. Il se caractérise par une fréquentation régulière des mineurs inscrits auxquels il offre une diversité d’activités organisées ;
• l’accueil de jeunes est organisé pour 7 à 40 mineurs âgés de 14 à 17 ans et fonctionne au minimum 14 jours par an. Il est destiné à répondre à un besoin social particulier explicité dans le projet éducatif.

Les accueils de scoutisme

Accueillant au minimum 7 mineurs, ils sont organisés par une association dont l’objet est la pratique du scoutisme et bénéficiant d’un agrément national "jeunesse et d’éducation populaire" délivré par le ministre chargé de la jeunesse.

Votre interlocuteur est le service départemental à la jeunesse, à l’engagement et aux sports (SDJES) rattaché à la direction des services départementaux de l’Éducation nationale (DSDEN) : l'annuaire des services 

• Contactez le service du département de votre résidence si vous êtes un particulier ou du département du siège social si l’organisateur est une personne morale.
• Vous pouvez consultez l’instruction 06-192 JS du 22 novembre 2006, qui recense les accueils exclus du champ d’application du CASF.

Il existe 5 principales obligations :

1.La déclaration (accueil et local d’hébergement)

Les accueils collectifs de mineurs (article L-227-1 à 4 et R227-1) doivent être obligatoirement déclarés auprès de la DSDEN, soit du siège social de votre organisme, soit de votre résidence si vous êtes un particulier.

Les accueils ne rentrant pas dans cette définition ne peuvent pas être déclarés.
De même, les locaux servant à héberger les mineurs doivent être déclarés à la DSDEN du lieu d’implantation.

La nouvelle procédure de déclaration des accueils de mineurs (arrêté du 3 novembre 2014 relatif à la déclaration préalable).

La déclaration auprès de la DSDEN du siège social du déclarant ou de l’organisateur se fait en deux temps : d'abord le dépôt d’une fiche initiale puis le dépôt d’une ou plusieurs fiches complémentaires.

Vous devez effectuer votre déclaration en ligne via l'application TAM.

Si vous n’avez pas accès à Internet, il vous est toujours possible d’envoyer votre déclaration par voie postale en utilisant un des formulaires suivants :

• Le dépôt de la fiche initiale

Dans la plupart des cas, la fiche initiale doit être déposée deux mois avant le début de l’accueil auprès de la DSDEN du siège social du déclarant ou de l’organisateur.  A la réception de cette fiche, un accusé de réception est délivré .

• Le dépôt de ou les fiches complémentaires 

La fiche complémentaire doit être déposée au plus tard 8 jours avant le début du séjour ou du premier accueil de l’année scolaire considérée pour les accueils de loisirs extrascolaires et les accueils de jeunes ;

Au plus tard 1 mois avant le début de chaque accueil de scoutisme avec hébergement d’une durée supérieure à 3 nuits consécutives ; tous les 3 mois et au plus tard 2 jours ouvrables avant le début du trimestre considéré pour les autres accueils de scoutisme.

Un récépissé attestant de la réception de la déclaration et comportant le numéro d’enregistrement est délivré par la DSDEN à l’issue du dépôt de chaque fiche complémentaire.

Lorsque la fiche initiale ou une fiche complémentaire sont incomplètes, la DSDEN demande à l’organisateur de lui fournir les éléments manquants dans des délais qu’elle précise.

Le cas particulier de l'accueil de loisirs périscolaire

La déclaration d’un accueil de loisirs périscolaire s’effectue sur une fiche unique de déclaration au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil.

Déclaration des locaux d’hébergement des mineurs Vous devez adresser le formulaire suivant à la DSDEN du département d’implantation du local : déclaration d’un local hébergeant des mineurs - CERFA n° 12751*01

2. Le respect des conditions d’encadrement : qualification, taux et capacité

Les conditions d’encadrement et de qualification des ACM sont fixées par les articles R227-12 à 228 à du CASF et les arrêtés prévus pour leur application :

• Article R227-12 à 228 du CASF
• Arrêté du 09 février 2007 titres et diplômes
• Arrêté du 13 février 2007 relatif aux seuils
• Arrêté du 20 mars 2007 fonction publique territoriale
• Arrêté du 21 mai 2007 accueils de scoutisme

Les intervenants extérieurs ponctuels

• Les intervenants extérieurs prenant part ponctuellement à l’accueil pour animer une activité spécifique ne sont pas compris dans les taux d’encadrement mais doivent être déclarés sur la fiche complémentaire.
• Attention, la pratique et l’encadrement de certaines activités physiques sont réglementés par le CASF (R227-13 du CASF) (arrêté 25 avril 2012).
• Renseignez-vous auprès de la DSDEN

Interdictions et incapacités

Certaines personnes ne peuvent exercer quelque fonction que ce soit ou certaines fonctions auprès des mineurs en ACM. Il s’agit :

• des personnes faisant l’objet d’une condamnation pour crime ou pour un des délits mentionnés à l’article L. 133-6 du CASF ;
• des personnes faisant l’objet d’une mesure administrative d’interdiction d’exercer ou de suspension d’exercice (article L. 227-10 du CASF)

Condition d’accès au fichier des personnes ayant fait l’objet d’une mesure administrative

Ce fichier est tenu par le ministère chargé de la jeunesse.
Les organisateurs d’accueils de mineurs sont tenus de vérifier que les personnes appelées, à quelque titre que ce soit, à prendre part à l’un de ces accueils n’ont pas fait l’objet d’une mesure administrative.
Cette information est accessible aux organisateurs d’accueils collectifs de mineurs par TAM (téléprocédure de déclaration).

Les organisateurs qui ne seraient pas connectés à TAM doivent s’adresser à la DSDEN de leur lieu de domicile ou de leur siège social, elle fera alors elle-même la recherche.

Conditions d’accès au casier judiciaire

Lors de la réception de la déclaration d’un accueil, la DSDEN s’assure que le personnel d’encadrement de cet accueil ne fait pas l’objet d’une des condamnations inscrites à l’article L.133-6 du CASF.

3. Définition du projet éducatif et le projet pédagogique

Tout organisateur est tenu de fournir son projet éducatif lors de la déclaration. Ce document doit prendre en compte, dans l’organisation de la vie collective et de la pratique des diverses activités, les besoins psychologiques et physiologiques du public accueilli. Il définit les objectifs de l’action éducative et précise les mesures prises par l’organisateur pour être informé de sa mise en œuvre.

Le directeur et son équipe sont tenus d’établir un projet pédagogique (article R 227-23 à R 227-26 du CASF). Ce document décrit notamment la nature des activités proposées, la répartition des temps respectifs d’activité et de repos, les modalités de participation des enfants et des jeunes, ainsi que les caractéristiques des locaux et des espaces utilisés.

Il est impératif que le projet éducatif et le projet pédagogique soient communiqués aux représentants légaux de l’enfant avant l’accueil. Il s’agit d’une obligation réglementaire (art. R.227-26 du CASF).

4. L’assurance en responsabilité civile

Les organisateurs de l’accueil, comme l’exploitant des locaux où cet accueil se déroule, sont tenus de souscrire un contrat d’assurance garantissant les conséquences pécuniaires de leur responsabilité civile, ainsi que celles de leurs préposés et des participants aux activités qu’ils proposent. Les assurés sont tiers entre eux.

Les organisateurs sont également tenus d’informer les responsables légaux des mineurs concernés de leur intérêt à souscrire un contrat d’assurance.

5. Le respect des mesures d’hygiène et de sécurité

Y a-t-il des conditions d’admission des mineurs en ACM ?
Les parents ou le responsable légal du mineur doivent fournir :

• sous enveloppe cachetée, certaines informations sur la santé du mineur,
• des informations relatives à la vaccination antidiphtérique, antitétanique et antipoliomyélitique,
• un certificat médical de non contre-indication pour la pratique de certaines activités physiques.

Y a-t-il des conditions d’admission pour le personnel en ACM ?
Chaque intervenant doit produire un justificatif relatif aux vaccinations obligatoires.

Quelles sont les mesures prévues pour le suivi sanitaire ?
- Un membre de l’équipe d’encadrement, placé sous l’autorité du directeur, est chargé du suivi sanitaire. Entre autres fonctions, il tient un registre des soins.
- Il est prévu un lieu pour isoler les malades.
- Aucun médicament ne peut être administré à un mineur sans prescription médicale.
- Lorsqu’un mineur suit un traitement, son responsable légal doit fournir l’ordonnance avec les médicaments qui doivent être marqués au nom de l’enfant.
- L’équipe d’encadrement dispose de moyens de communication pour alerter les secours et la liste des personnes et organismes susceptibles d’intervenir en cas d’urgence.

Quand faut-il informer les familles et l’administration sur l’état de santé des mineurs ?
L’organisateur est tenu d’informer sans délai la DSDEN du lieu de déroulement de l’accueil de tout "évènement grave".
Par ailleurs, il doit informer les familles de tout accident ou maladie concernant leur enfant.

Qu’est-il prévu pour l’accueil des jeunes atteints de handicaps ou de troubles de la santé ?
Aujourd’hui de plus en plus d’organisateurs proposent des accueils au sein d’un groupe composé essentiellement d’enfants valides. Les animateurs, le directeur, l’organisateur sont informés avant le séjour des spécificités du handicap de chaque enfant, ce qui permet d’adapter les activités et l’organisation de la journée. De même, l’équipe d’encadrement est sensibilisée aux nécessaires précautions à prendre dans la vie quotidienne du jeune et au cours des activités.

Quelles sont les obligations prévues pour les locaux hébergeant les mineurs ?
Des informations relatives au lieu ou local d’hébergement doivent être fournies lors de la déclaration. Afin d’en savoir plus, renseignez-vous auprès de la DSDEN.